Guide · Leads för mäklare
CRM för mäklare: så får du ordning på leads och vinner fler intag
Ett lead som ingen ringer upp är en förlorad affär. Så använder mäklarkontoret sitt CRM för att fånga, märka och följa upp varje säljarlead – tills det blir ett intag.
Kort svar: Vad är ett CRM för mäklare?
Ett CRM för mäklare är det register där alla säljarkontakter samlas – från värderingsförfrågningar, annonser i sociala medier, Hemnet, visningar och rekommendationer – med källa, status och nästa steg. De flesta mäklare har redan ett i sitt mäklarsystem.
Skillnaden mellan kontor som vinner intag på sina leads och kontor som inte gör det ligger sällan i systemet. Den ligger i tre rutiner: snabb kontakt, märkt källa och uppföljning av säljare som inte är redo än.
Ett CRM ser till att inget lead glöms bort – oavsett om mäklaren sitter på kontoret eller är ute på visning. Foto: CB Media.
I artikeln
Vad gör ett CRM för en mäklare?
CRM står för customer relationship management, kundrelationshantering. För en mäklare betyder det ett enda ställe där varje person som kan bli säljare finns med: vem det är, var kontakten kom ifrån, vad som har sagts och när nästa kontakt ska ske.
- Kontaktregister: säljare, köpare och spekulanter med hela historiken.
- Leadkälla: värderingsformulär, annons i sociala medier, Hemnet, visning, rekommendation eller köpt lead.
- Påminnelser: vem som ska ringa, och när.
- Pipeline: från nytt lead till bokat värderingsmöte, intag och affär.
Ett CRM gör inte jobbet åt mäklaren. Det ser till att inget lead glöms bort – och gör att du i efterhand kan se vilka kanaler som faktiskt ger uppdrag.
Mäklarsystem eller separat CRM?
De flesta mäklare i Sverige arbetar redan i ett mäklarsystem, till exempel Vitec, FasAd, Mspecs eller FasIT. Systemen är byggda för objekt och affärer och har ofta ett kundregister, och för många kontor är det där kundkontakterna ska ligga. Vissa kedjor har dessutom ett eget CRM, som Realforce hos SkandiaMäklarna.
Frågan är sällan vilket system som är bäst. Det viktiga är att alla mäklare på kontoret använder samma ställe. Ett separat CRM kan ge bättre överblick över leads och uppföljning – men bara om leadsen också hamnar där automatiskt. Annars blir det ännu ett system att glömma.
Så kommer leadsen in i CRM:et
Ett lead som ligger kvar i en mejlkorg är inget lead – det är en glömd affär. Målet är att varje förfrågan hamnar i CRM:et direkt, med källan ifylld.
| Källa | Så kommer leadet in | Märk som |
|---|---|---|
| Annonser i sociala medier | Formulär i Facebook eller Instagram, kopplat direkt till CRM:et eller via mejl | Sociala medier + kampanj |
| Värderingsformulär på hemsidan | Formuläret skickar uppgifterna till CRM:et | Hemsida – värdering |
| Hemnet och Booli | Förfrågningar via portalerna | Hemnet / Booli |
| Visningar | Spekulantlistan från visningen | Visning + adress |
| Köpta leads | Leverans från leadstjänsten | Tjänstens namn |
| Rekommendationer och telefon | Mäklaren lägger in kontakten själv | Rekommendation / Telefon |
Hos SkandiaMäklarna går leads från CB Medias annonser sedan december 2024 direkt in i Realforce, så att kontoret snabbt kan fördela dem till rätt mäklare. Läs mer i nyheten om kopplingen till Realforce. Saknar ert system en direktkoppling kan leads ofta skickas vidare via mejl eller ett verktyg som Zapier.
Leadshantering steg för steg
- Ring inom en timme. En studie i Harvard Business Review från 2011 visade att företag som försökte nå en förfrågan inom en timme var nästan sju gånger så benägna att kvalificera den som de som väntade längre än en timme – och över 60 gånger så benägna som de som väntade ett dygn eller mer. För en mäklare betyder det: ring samma timme, inte nästa dag.
- Märk källan direkt. Skriv in var leadet kom ifrån på kundkortet. Det vanligaste felet vi ser är att mäklaren skapar ett nytt kundkort vid intaget, utan att koppla det till leadet. Då ser det ut som att annonsen aldrig gav något.
- Sortera leadet. Dela in i tre grupper: redo nu (värdering inom några veckor), inom sex månader och senare.
- Boka nästa steg. Varje lead ska ha ett datum för nästa kontakt i CRM:et – ett värderingsmöte, ett samtal eller ett utskick.
- Följ upp tills du får ett svar. Ett obesvarat samtal är inget nej. Ring igen, skicka sms och logga varje försök.
- Låt den som jobbar med leadsen få dem. Vår erfarenhet är att resultatet beror mer på vem som tar hand om leadsen än på systemet. När ett mäklarkontor i Västerås lät en enda mäklare bearbeta alla leads blev fyra av tio leads affär.
Den mäklare som hör av sig först – och följer upp – har störst chans att vinna uppdraget. Foto: CB Media.
Säljare som inte är redo än
De flesta som fyller i en värderingsförfrågan vill inte sälja i morgon. De är nyfikna, planerar en flytt eller väntar på rätt läge. Det är här CRM:et betalar sig: den mäklare som håller kontakten finns där när säljaren väl bestämmer sig.
- Personlig kontakt: ett samtal efter några månader, gärna med en uppdaterad värdering eller ett sålt objekt i området.
- Nyhetsbrev: marknadsläget på orten och nyligen sålda bostäder, till dem som har sagt ja till utskick.
- Sociala medier: när mäklaren syns i flödet varje vecka känns det naturligt för säljaren att höra av sig. Läs vad mäklare ska publicera i sociala medier.
- Annonser på orten: bostadsfilmer och annonser där mäklaren syns håller kontoret synligt i området tills det är dags.
Mät rätt – och de vanligaste misstagen
Ett CRM ger dig siffrorna som visar vad marknadsföringen faktiskt ger. Fyra mått räcker långt:
| Mått | Så räknar du | Ert kontor |
|---|---|---|
| Leads per källa | Antal nya leads per månad och källa | _____ |
| Bokade värderingsmöten | Bokade möten ÷ antal leads | _____ % |
| Vunna intag | Intag ÷ antal leads | _____ % |
| Kostnad per uppdrag | Kostnad för marknadsföringen ÷ antal intag | _____ kr |
Hos de mäklarkontor vi arbetar med blir i regel mellan 5 och 15 procent av leadsen ett möte eller en affär. Med cirka 200 kronor per lead och 10 procent blir det ungefär 2 000 kronor per affär. Läs mer i Så får du fler uppdrag som mäklare och Hur många leads kan ett mäklarkontor få?
De vanligaste misstagen:
- Leads ligger kvar i mejlen och förs aldrig in i CRM:et.
- Kundkortet saknar källa, eller så skapas ett nytt kort vid intaget.
- Ingen äger uppföljningen, så alla tror att någon annan har ringt.
- Bara säljare som är redo nu följs upp – resten glöms bort.
- Personuppgifter sparas utan plan. Ett CRM omfattas av GDPR, så berätta i integritetspolicyn hur uppgifterna används och rensa kontakter som inte längre behövs.
Checklista för mäklarkontoret
- Alla mäklare använder samma system för kundkontakter.
- Leads från annonser, hemsida och portaler kommer in automatiskt.
- Varje kundkort har en leadkälla – även när kortet skapas vid intaget.
- Nya leads kontaktas inom en timme på vardagar.
- Någon är ansvarig för varje lead.
- Varje lead har ett datum för nästa kontakt.
- Säljare som inte är redo följs upp med en fast rutin.
- Ni går igenom leads per källa och vunna intag varje månad.
Så hjälper CB Media mäklarkontor med leads
CB Media är en digital marknadsföringsbyrå och officiell Meta Business Partner. Vi arbetar med mäklarkontor i hela Sverige, från norra Sverige ner till Malmö. I början av ett samarbete ligger fokus alltid på leads: säljarleads från annonser där mäklaren själv syns. Då byggs mäklarens varumärke samtidigt som leadsen kommer in – och mäklaren jämförs aldrig med andra mäklare.
Leadsen skickas direkt dit kontoret arbetar, till exempel till CRM:et eller till mäklarens mejl. Läs mer om vår leadsgenerering, leads för mäklare och hur du får fler säljarleads.
Som vi brukar säga: ”Vi vill att du som mäklarkontor ska vara bäst på din ort, synas bäst och mest samt dra in flest heta leads.” Läs mer om vår marknadsföring för mäklare.
Följ CB Media på GoogleLägg till cbmedia.se bland dina önskade källor, så lyfter Google fram våra guider och tips när du söker.
Vanliga frågor
Frågor om CRM för mäklare
Ett CRM för mäklare är ett register där alla säljarkontakter samlas, med var kontakten kom ifrån, vad som har sagts och när nästa kontakt ska ske. Det kan vara kundregistret i mäklarsystemet eller ett separat CRM. Poängen är att inget lead glöms bort och att kontoret kan se vilka kanaler som ger uppdrag.
Det som hela kontoret faktiskt använder. Många mäklare arbetar i kundregistret i sitt mäklarsystem, till exempel Vitec, FasAd, Mspecs eller FasIT, medan vissa kedjor har ett eget CRM som Realforce. Det viktiga är att leads kommer in automatiskt, att källan går att märka och att systemet påminner om nästa kontakt.
Ja. Leads från formulärannonser i Facebook och Instagram kan skickas automatiskt till CRM:et, antingen via en direktkoppling eller via mejl eller ett verktyg som Zapier. Hos SkandiaMäklarna går leads från CB Medias annonser direkt in i Realforce.
Helst inom en timme. En studie i Harvard Business Review från 2011 visade att företag som försökte nå en förfrågan inom en timme var nästan sju gånger så benägna att kvalificera den som de som väntade längre. Ju längre det dröjer, desto troligare är det att säljaren redan har pratat med en annan mäklare.
Hos de mäklarkontor vi arbetar med blir i regel mellan 5 och 15 procent av leadsen ett möte eller en affär. Uppföljningen avgör mest: när ett kontor i Västerås lät en enda mäklare bearbeta alla leads blev fyra av tio leads affär. Läs mer i Hur många leads kan ett mäklarkontor få?
Sortera dem efter när de kan tänkas sälja, ge varje kontakt ett datum för nästa samtal och håll kontakten med personliga samtal, nyhetsbrev till dem som har sagt ja och synlighet i sociala medier. Då finns du där när säljaren väl bestämmer sig.
Ja, men personuppgifterna omfattas av GDPR. Kontoret behöver ett lagligt skäl för att spara dem, ska berätta i sin integritetspolicy hur uppgifterna används och ska radera kontakter som inte längre behövs. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) har vägledning för företag.
Nästa steg
Vill ni ha fler leads att följa upp?
Vi tar fram säljarleads från annonser där mäklaren själv syns – och skickar dem direkt dit kontoret arbetar.